Utilizarea voucherelor, tot mai întâlnită în retail în contextul COVID-19. Cum le gestionăm eficient din punct de vedere fiscal și contabil?

Cum contabilizăm programele pentru menținerea clienților?

Din punct de vedere contabil, pot fi întâlnite mai multe situații în utilizarea voucherelor. O primă astfel de situație este cea în care societatea acordă puncte cadou și ține o evidență clară a acestora, în ceea ce privește valoarea, termenele scadente, valoarea folosită și cea rămasă de utilizat. În acest caz, vânzarea punctelor-cadou trebuie să se reflecte distinct în contabilitate, ca venit înregistrat în avans, și ulterior, pe măsura folosirii voucherelor sau la scadență, se recunoaște venitul aferent. Concomitent, societatea va constitui un provizion pentru costurile pe care estimează că le va avea în contul voucherelor emise (taxe datorate statului).

Situația este diferită când societatea acordă puncte–cadou, de exemplu în funcție de valoarea produselor cumpărate, dar nu are posibilitatea să țină o evidență clară a lor. În acest caz, compania va înregistra ca venit suma totală în momentul acordării lor și va constitui un provizion aferent costurilor estimate.

De asemenea, dacă societatea acordă cupoane valorice (vouchere) sau tichete, va înregistra ca venit suma totală la momentul acordării lor și, la fel ca în situațiile anterioare, va constitui provizion pentru obligațiile care îi revin în urma utilizării acestor instrumente.

Societatea care acordă tichete valorice contra cost, spre exemplu sub forma cardurilor–cadou, va înregistra aceste tichete în cont distinct, de venituri înregistrate în avans, chiar la momentul încasării contravalorii acestora. Ulterior, societatea va trece în contul de rezultate venitul aferent la momentul folosirii lor sau la scadență, dacă este cazul.

Provocările fiscale ale utilizării voucherelor

Indiferent de modalitatea aleasă de comercianți pentru a-și stimula vânzările, aceștia ar trebui să țină cont și de implicațiile fiscale aferente. În acest sens, pentru a stabili un tratament fiscal corect, trebuie să se țină cont de datele înregistrate în contabilitate.

Pe de o parte, orice venit obținut de comercianți ca urmare a derulării unui astfel de program va fi impozitat, în funcție de momentul recunoașterii acestuia. Este vorba inclusiv de cazurile în care voucherele sau punctele cadou expiră, nefiind utilizate de clienți în perioada lor de valabilitate.

Pe de altă parte, având în vedere că vorbim de tranzacții strict legate de activitatea de retail, toate cheltuielile generate de aceste operațiuni vor putea fi deduse, fie că este vorba de costuri cu imprimarea voucherelor, cheltuieli de promovare a noilor campanii de marketing sau acordarea de pachete de tip „1+1 gratis”. Însă este important de reținut că, pentru a fi acceptate spre deducere de către autoritatea fiscală, toate aceste cheltuieli trebuie susținute cu documente corespunzătoare.

Lista documentelor necesare diferă în funcție de modalitatea aleasă pentru promovarea produselor, dar aceasta ar trebui să cuprindă cel puțin un regulament al campaniei de marketing derulate. În egală măsură, comercianții ar trebui să aibă, pe cât posibil, o evidență clară a voucherelor sau a punctelor cadou acordate, de preferat nominală, astfel încât să se asigure că dețin controlul asupra costurilor aferente și pot demonstra oricând scopul lor de business.

O situație specială este cea a punctelor cadou în cazul cărora nu se poate urmări în mod distinct termenul scadent sau valoarea acestora și este necesară contabilizarea unui provizion. Din punct de vedere fiscal, cheltuiala înregistrată la constituirea provizionului va fi considerată nedeductibilă. Ulterior utilizării sau expirării punctelor cadou, provizionul se va anula, fiind înregistrat un venit neimpozabil.

Din perspectiva TVA, tratamentul fiscal al voucherelor se stabilește în funcție de tipul acestora. Diferența principală este dată de momentul în care intervine obligația firmei emitente de a colecta TVA.

Pentru acele vouchere cu scop unic, pentru care TVA datorată este cunoscută la momentul emiterii (bunurile/serviciile sunt identificate și se poate determina cota de TVA  aplicabilă), obligația de colectare a taxei intervine la momentul acordării cuponului.

În acest caz este de menționat faptul că taxa va rămâne colectată chiar dacă voucherul respectiv nu este utilizat de către client (a expirat și nu mai poate fi utilizat), ajustarea TVA colectată nefiind permisă. 

În cazul voucherelor cu scop multiplu, pentru care valoarea TVA nu poate fi determinată până la utilizarea efectivă de către client, obligația de colectare a TVA intervine în momentul utilizării cuponului valoric. O astfel de situație poate apărea, de exemplu, atunci când voucherul poate fi utilizat pentru achiziționarea de bunuri/servicii pentru care se aplică cote diferite de TVA.

Așadar, modalitatea de emitere a voucherelor, respectiv opțiunile de achiziție incluse în acestea (tipurile de bunuri/servicii care pot fi cumpărate), precum și încadrarea corectă din perspectiva TVA, sunt extrem de importante.